Für die ERP Einführung im Mittelstand werden zwei grundsätzliche Strategien vorgeschlagen, eine klassische und eine agile. Sie haben beide ihre Vorzüge, die klassische Vorgehensweise ist erprobt, die agile trägt den unterschiedlichen Lösungsansätzen auf dem ERP Markt Rechnung. Daher muss der Mittelstand über das Vorgehen bei der ERP Einführung nach Art der verwendeten Software entscheiden.

Klassische ERP Einführung im Mittelstand

Die Softwareanbieter haben eigene Strategien parat, Microsoft zum Beispiel On-Target, SAP das ASAP-Modell. Beide zählen zu den klassischen Modellen. Grundsätzlich wird hierbei ein linearer Projektablauf vorausgesetzt, obgleich es in der Praxis häufig Überschneidungen gibt. Der Rücksprung in eine vorhergehende Phase ist ohnehin erlaubt. Die Phasen gliedern sich grob wie folgt:

• Vorbereitung und Organisation
• Analyse der Ist-Soll-Situation
• Customizing, das heißt Anpassung der ERP-Software an individuelle Bedürfnisse
• Vollständige Umstellung des Unternehmens auf die neue Software
• Sicherstellung des Betriebes der neuen ERP-Software

Es ist denkbar, bei der klassischen ERP Einführung im Mittelstand fließend vorzugehen, etwa im Verlauf von vier Wochen. Die Unternehmen streben allerdings die Simultan-Umstellung an (Big Bang), was rein datentechnisch Vorteile hat, um nicht in parallelen Datenbanken zu arbeiten. Hierbei können schnell Verluste auftreten. Wesentlich an der klassischen Umstellung ist der zeitlich nacheinander folgende Ablauf einzelner Schritte, also ein kaskadierender Verlauf, wie er aus der Softwaremodellierung bekannt ist. Die Projektstruktur bleibt dabei übersichtlich, das ist ein klarer Vorteil. Es muss allerdings schon bei der Vorbereitung des Projektes sehr klar definiert sein, welche Projektschritte zu welchem Zeitpunkt – unter welchen betrieblichen Umständen – abgeschlossen sein müssen.

Agile Vorgehensmodelle

Bei diesem Vorgehen innerhalb der ERP Einführung im Mittelstand wird ein hoch flexibles, wenn auch strukturiertes Modell angewandt. Agil heißt flink oder gewandt, in der Softwareentwicklung haben sich einige Verfahren als Standard etabliert wie SCRUM (Scrum Alliance) oder RUP (Rational Unified Process) von IBM. Die wesentlichen Elemente sind hierbei:

• Analyse und Anpassung in Iterationen (mehrere kleine Phasen)
• Zerlegen des Einführungsprozesses in Iterationen zu Reduzierung von Komplexität
• Jeweils zum Ende einer Iteration ein unmittelbarer Test mit Feedback zum ERP-System
• Anschließende Verbesserung der ERP-Software oder Anpassung der Geschäftsprozesse

Auch die agile ERP-Einführung läuft in Phasen ab, die mit denen der klassischen Einführung nahezu identisch sind. Der Unterschied besteht in den Iterationen, die einem Versuch-und-Irrtum-Vorgehen ähneln. Jedes Mal, wenn ein Teilschritt abgeschlossen ist, wird dessen Ergebnis erprobt. Dabei werden, im Gegensatz zur klassischen Einführung, kaum Rückschritte nötig, es wird jeweils nur die einzelne Phase verifiziert.
Wofür sich ein Unternehmen aus dem Mittelstand bei der ERP Einführung entscheidet, hängt neben der Software auch vom Personal ab. Es gibt Firmen, in denen die klassische Step-by-step-Methode eindeutig besser geeignet ist.

Details zu diesem Thema, sowie weitere Grundlagen und Literatur finden Sie natürlich auch in dem Buch “Vorgehensmodell zur ERP-Einführung in kleinen und mittelständischen Unternehmen (KMU). Ein Modell aus der Perspektive eines Softwarehauses” (ISBN 978-3-638-94778-7).